For deg eller dere som skal lede prosessen

Sett sammen en gruppe som får ansvar for å lede prosessen. Gruppen kan bestå av en leder, tillitsvalgt, verneombud eller andre ansatte. Dersom dere allerede har en HMS-gruppe, arbeidsmiljøgruppe eller noe tilsvarende, kan dere bruke denne. 

• Hva ønsker dere å oppnå? Hvordan kan verktøyet hjelpe dere?  
• Har dere gjennomført arbeidsmiljøprosesser tidligere? Hvilke erfaringer har dere, hva fungerte, og hva fungerte ikke? Bruk disse erfaringene når dere planlegger. 
• Vurder om dere kan bruke NAV Arbeidslivssenter eller bedriftshelsetjenesten som støtte.  

• Alle ansatte bør få mulighet til å delta, også ansatte i deltidsstillinger, nattevakter, innleide arbeidstakere og lignende. Hvis dere ikke har anledning til å samle alle samtidig, kan dere invitere til flere møter.  
• Bestem hvem som skal lede møtet, og hvem som skal notere underveis.
• Velg tema på forhånd
  • Velg de temaene som er viktigst for dere å jobbe med. Vi anbefaler ett tema om gangen.
  • Verktøyet består av seks tema: organisering av arbeidet, jobbe med mennesker, manuelt arbeid, arbeidstid, omstilling og tids- og arbeidspress.

• Sett av nok tid til gjennomføring. Hvor lang tid dere trenger påvirkes blant annet av hvilket tema dere velger.  
• Tenk gjennom hvilke utfordringer dere kan møte på i diskusjonene. Hvordan skal dere møte disse? Eksempler kan være sterke følelser eller diskusjoner rundt ting dere ikke kan gjøre noe med.

Informer de ansatte om arbeidet dere skal i gang med. Dette bidrar til å skape engasjement og motivasjon for arbeidsmiljøprosessen dere skal gjennom sammen. Send gjerne ut en felles invitasjon om å delta. 

Her er et forslag til e-post:

Hei,

Du er invitert til å påvirke eget arbeidsmiljø sammen med dine kollegaer!

Dato: mm.dd.aaaa

Sted: xx

I vår virksomhet/avdeling ønsker vi å jobbe systematisk og forebyggende med arbeidsmiljøet. Vi vil derfor at alle ansatte skal diskutere viktige arbeidsmiljøspørsmål sammen, slik at vi kan komme fram til gode tiltak som passer våre behov. Arbeidsmiljøet vårt er alles ansvar, og vi håper derfor at du vil bidra i denne prosessen.

Vi skal bruke verktøyet Arbeidsmiljøhjelpen

Arbeidsmiljøhjelpen tar utgangspunkt i konkrete utfordringer i vår bransje, og gir forslag til hvordan vi kan jobbe med dem. Gjennom felles diskusjoner finner vi ut hva som er bra i arbeidsmiljøet vårt, og hva vi kan forbedre.  
Les mer om Arbeidsmiljøhjelpen.

Vi skal jobbe med følgende tema: (sett inn).

På forhånd kan det være fint om du reflekterer litt over temaet, og gjør deg noen tanker om hvordan dette er hos oss og hva vi kan bli bedre på.

Start møtet med at møtelederen gir en kort introduksjon. Fortell for eksempel om… 

• hva som er målet med det dere skal i gang med 
• hvilket tema dere har valgt og hvorfor 
• hva dere skal gjennom, og hvor lang tid dere skal bruke på hvert steg. 

• Dersom dere er mange, kan det være lurt å dele inn i grupper på for eksempel 4–6 personer  
• Dere skal diskutere påstander fra bransjen, og finne styrker og utfordringer i eget arbeidsmiljø. Deretter kan dere se på mulige forbedringspunkter.   
• Ta utskrift av det dere vil diskutere og del ut. 
• Dere som leder prosessen bør gå litt rundt til de ulike gruppene underveis. Lytt til samtalene, hjelp de videre om de står fast og bidra til at alle tør å si sine meninger. 

Etter gruppearbeidet kan dere 

• Møtes i plenum for å diskutere innspillene. La hver gruppe dele hva de har diskutert, og hva de mener dere bør prioritere å jobbe videre med 
• Husk å noter ned alle innspill, og lagre det slik at dere har det til senere  
• Informasjon som du legger inn i Arbeidsmiljøhjelpen, blir lagret i en database, slik at du kan gjenfinne arbeidet og jobbe videre med det på et senere tidspunkt. 
• Det ligger også tips til gjennomføring på hvert steg i Arbeidsmiljøhjelpen.

Når dere har diskutert ett tema i Arbeidsmiljøhjelpen, sitter dere igjen med informasjon om både styrker og utfordringer i arbeidsmiljøet, og kanskje noen forslag til forbedringspunkter.  

Etter at Arbeidsmiljøhjelpen er gjennomført, starter det viktige arbeidet med å følge opp det dere har kommet fram til. Informasjonen kan brukes som en støtte i det systematiske HMS-arbeidet. Det kan for eksempel tas med inn i videre arbeid med kartlegginger og risikovurderinger, og videre konkretisering av forebyggende tiltak.